La mayoría de comunidades tienen a una persona que se encarga de gestionar todos los elementos y bienes comunes, el administrador de fincas. Esta representación actúa como secretario, contable, gerente o mediador en reuniones vecinales, además de ofrecer asesoramiento en cualquier aspecto que esté relacionado con el edificio.
¿Qué funciones lleva a cabo el administrador de fincas?
Podría definirse como aquella persona que vela por la comunidad de vecinos, así como administrar los elementos comunes, bienes inmuebles o rústicos de terceros. Entre sus funciones, destaca la de comprometerse con el buen funcionamiento de las instalaciones y servicios o que esté todo en orden en cuanto a seguridad e higiene. También supervisa a los proveedores (mantenimiento de piscinas, ascensores, seguro de la comunidad, jardines, empresa de limpieza…) o si fuese necesario, contacta con los técnicos para solucionar averías. Otra de las labores es la de negociar con bancos; con administraciones públicas, como por ejemplo con Hacienda, para contratar los mejores servicios y contar con buenas ofertas económicas para la comunidad de propietarios.
Por otra parte, también es el responsable de todo el tema relacionado con la contabilidad de la finca, así como efectuar pagos o cobros, deudas que puedan existir, liquidaciones, etc. Si se diese un caso de morosidad entre los caseros, el administrador de fincas sería quien lo reclamase. Asimismo, tiene cargo de secretario en las juntas de vecinos, redactando el acta y recogiendo la documentación exigida.
Por último, también es consejero y asesor de temas como:
- Económicos: presupuestos, obras, liquidaciones…
- Asesoría fiscal: IVA, IRPF, liquidaciones
- Asesoría laboral: contratos, Seguridad Social…
- Inmobiliaria: alquileres, ventas, IBI...
¿Es necesaria esta figura en cualquier edificio?
La Ley de Propiedad Horizontal no obliga a contratarlo, puesto que detalla que cualquier propietario puede ejercer las funciones, y que habitualmente suele ser el presidente de la comunidad quien las ejecuta. Sin embargo, por la cantidad de trabajo que supone y el poco tiempo disponible, en numerosas situaciones, sí hay que barajar la ayuda de estos profesionales. Mientras que, éste último no es obligatorio, el presidente sí que lo es, aunque cada año sea un titular diferente.
Ventajas de tener un administrador de fincas
Entre los beneficios de disponer de ellos está:
Menor gasto económico: Gracias a su formación, es capaz de escoger las gestiones que más beneficien y valorar la mejor opción y más rentable, lo que supone un ahorro económico para los dueños de los pisos. Además, están al tanto de todas las subvenciones y ayudas disponibles, por lo que se aseguran de que los trámites administrativos para pedirlas son los correctos y se solicitarán en el plazo establecido.
Respaldo jurídico: El Colegio de Administradores de Fincas cubre con dos seguros: una fianza de hasta 30.000 euros en caso de haber pérdidas económicas y, un seguro de responsabilidad civil en caso de que haga mal su trabajo o no lleve a cabo funciones correspondientes.
Mediador en determinados casos: Suele darse que haya conflictos entre residentes por no llegar a un acuerdo. En estos casos, el administrador de fincas puede intervenir como mediador y evitar recurrir a lo judicial.
Estar al tanto de las novedades: Al ser ejercido por una persona cualificada, estará a la orden del día de las novedades y cambios que puedan repercutir en la comunidad.
Tranquilidad y confianza: Al tener a una persona que se encargue de todo lo relacionado con las viviendas e instalaciones, no habrá que preocuparse de los pagos, facturas, llamar a técnicos para que solucionen problemas o discusiones innecesarias.
Conocimientos contables y jurídicos: Al dominar todo lo relacionado con lo jurídico, conocen las normas que regula cada sector. Una de las leyes que más comprenden es la de Propiedad Horizontal, donde recoge todas las normas, derechos y obligaciones de todos los titulares que viven en la urbanización.
El administrador de fincas no es una figura obligatoria en la comunidad, pero el presidente sí lo es¿Qué se necesita para ser administrador de fincas?
En primer lugar, debe reunir una serie de requisitos, como:
- Tener la titulación exigida.
- En algunos países, se demanda estar colegiado. En el colegio profesional se pagarán una serie de cuotas.
- Debe ser elegido por los vecinos de forma mayoritaria.
Puede suceder que cometa algún delito en el desarrollo de sus ocupaciones. En estos casos, se podrá demandar e interponer una sanción civil. Entre los delitos o faltas más comunes están:
- Calumnias o injurias contra alguna persona.
- Defraudación: documentación falsa, estafa...
- Coacción.
Si se demuestra alguna de estas acciones, el Colegio es quien se hace cargo del pago de las indemnizaciones.
¿Quién debe pagar: inquilino o propietario?
Como norma general, los gastos como cuotas o seguro de la vivienda deben pagarlo el propietario mientras que los servicios de luz, agua o teléfono, corren a cuenta del arrendado.
Pero, la ley permite pactarlo. Si se elige esta opción, tendrá que detallarse en el contrato de arrendamiento, así como anotar el importe anual de los gastos generales a los que se tendrá que enfrentar el inquilino.
¿Qué diferencias hay con un agente inmobiliario?
Muchas personas creen que los quehaceres de ambos son los mismos, pero lo cierto es que no. Lo único que tienen en común es el sector inmobiliario en el que trabajan. Un agente inmobiliario engloba 3 aspectos de la vivienda como son: gestión, negociación y departamento comercial. Su principal cargo es servir de mediador, preparar el papeleo y asesoramiento de cualquier vivienda. Debe redactar los contratos de alquiler o compraventa, conocer los estatutos urbanísticos o realizar visitas con los clientes.
Los gastos como cuotas o seguro de la vivienda deben pagarlo el propietario; mientras que los servicios básicos, se hará cargo el inquilino¿Cómo contratar a un administrador de fincas?
Antes de contratar a uno, conviene comparar varios presupuestos de diferentes empresas y estudiar qué servicios incluye cada una de ellas. El precio dependerá de muchos factores, como la carga de trabajo, horas, número de ocupantes, etc.
Lo primero que habrá que elaborarse es un contrato anual, donde se refleja el número de horas, tareas a realizar, salario y forma de pago. Será necesario hacer una junta de vecinos, y que haya una mayoría para que salga elegido.
¿Cómo cambiar un administrador de fincas por otro profesional?
Si se ha tenido una mala experiencia con el anterior, o se quiere cambiar a otro, simplemente habrá que contactar con el nuevo, y que sea éste quien realice la convocatoria y lo lleve a junta. Aunque los honorarios supongan un gasto extra para cualquier inquilino de un edificio, es trascendental contar con sus servicios porque, son muchos los cargos que llevan a cabo, y, sobre todo, porque nos olvidamos de quebraderos de cabeza. Por último, si se va a contratar a uno, asegúrese que es un profesional colegiado, con experiencia y que cumple todos los servicios que ofrece.
